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Come scrivere una mail: consigli per comunicare al meglio

18 Marzo 2023
come si scrive una mail
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Impara come scrivere una mail efficace seguendo i nostri consigli e trucchi. Scopri come comunicare al meglio con colleghi, clienti o amici, utilizzando il giusto tono, la corretta formattazione e il contenuto adatto al contesto. Leggi di più per migliorare le tue competenze nella scrittura di e-mail.

L’email è uno strumento di comunicazione digitale che tutti noi adoperiamo quotidianamente per tante motivazioni. Ad esempio per inviare curriculum, rispondere a una richiesta di informazioni, comunicare con i colleghi di lavoro, prenotare un appuntamento o una riunione, o semplicemente per scambiarsi messaggi con amici e parenti.

Tuttavia, a seconda dei casi, è opportuno seguire delle regole ben precise che consentano di scrivere un messaggio efficace e adatto al contesto a cui ci si riferisce. Queste regole possono riguardare la scelta delle parole e dell’intonazione giusta, la lunghezza del testo, la formattazione, la presenza o meno di allegati e molte altre cose.

Ad esempio, se si sta scrivendo un’email di lavoro, è opportuno utilizzare un tono formale e rispettoso, con una sintassi e un lessico adeguati al contesto professionale. Se invece si sta scrivendo un’email personale, si può utilizzare un tono più informale e colloquiale, ma comunque attento alla correttezza e alla netiquette.

Vediamo quindi come scrivere una mail perfetta per ogni occasione

Perché è importante scrivere un’email nella maniera corretta

Scrivere una mail perfetta è opportuno per vari motivi. In primo luogo, può aumentare le probabilità di ottenere una risposta positiva dal destinatario, sia che si tratti di una richiesta di informazioni o di un’opportunità di lavoro. A questo riguardo usare un tono professionale ed elegante può dimostrare competenze di scrittura e di comunicazione, aumentando l’immagine e la credibilità del mittente, a maggior ragione se si tratta di un’azienda che deve inviare una comunicazione agli utenti (ad esempio tramite newsletter).

come scrivere una mail ad un’azienda

La cura dei dettagli difatti può dimostrare il tuo interesse e rispetto per il destinatario, lasciando una buona impressione e migliorando le tue opportunità di successo. Tra l’altro la redazione di una mail perfetta può evitare malintesi o errori di interpretazione, riducendo il rischio di problemi o disguidi nella comunicazione con clienti e fornitori. Da ciò possiamo vedere come la precisione può essere particolarmente importante in contesti lavorativi o accademici, dove una comunicazione errata può avere conseguenze negative.

Inoltre la chiarezza e la precisione può ridurre la necessità di richiedere ulteriori chiarimenti o informazioni, risparmiando tempo e risorse sia per il mittente che per il destinatario.

Detto questo, scrivere una mail perfetta è un’opportunità per dimostrare competenze di scrittura e comunicazione, migliorare l’immagine e la credibilità del mittente, evitare malintesi o errori di interpretazione e risparmiare tempo ed energia nella comunicazione.

Come scrivere una mail formale/informale

Ecco alcuni punti fondamentali da seguire in merito a come scrivere una mail formale e una informale.

  1. Utilizza un oggetto chiaro e conciso

L’oggetto della mail è il primo elemento che il destinatario legge e, quindi, deve essere chiaro e conciso. Utilizzane uno che sintetizzi l’argomento in modo preciso e senza ambiguità.

  1. Inizia con un saluto appropriato

Inizia sempre la mail con un saluto appropriato, ad esempio “Gentile Professore” o “Egregio Dottor/Dott.ssa”. Evita saluti troppo informali come “Ciao” o “Hey”, a meno che tu non stia scrivendo ad un amico.

  1. Usa un tono professionale

Il tono deve essere sempre professionale e rispettoso. Evita linguaggio informale o slang e sii chiaro e preciso. Inoltre, evita anche di scrivere in maiuscolo o di usare troppe emoticon.

 

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Esempio di email formale

  1. Sii breve e chiaro

Una email perfetta deve essere breve e chiara. Cerca di esporre il tuo messaggio in modo sintetico e diretto, senza divagare su argomenti non pertinenti. Inoltre, utilizza frasi semplici e di facile comprensione. Come si sul dire “il troppo stroppia”.

  1. Usa una formattazione adeguata

La formattazione della mail è importante quanto il contenuto. Utilizzare un carattere di dimensioni leggibili, come il Times New Roman o il Verdana, aiuta il destinatario a leggere e comprendere meglio il concetto esposto. Evita colori troppo accesi e utilizza elenchi puntati o numerati per facilitare la lettura.

  1. Chiudi la mail con un ringraziamento e una firma appropriata

Chiudi sempre la mail con un ringraziamento e una firma appropriata. Usa formule di chiusura come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” e, se possibile, aggiungi un’immagine o il tuo logo aziendale.

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Esempio di email informale

Conclusione

In generale, riguardo a come scrivere una mail efficace, è richiesta una buona conoscenza della lingua e delle norme di scrittura, ma anche una buona dose di empatia e di capacità di adattarsi al destinatario e al contesto. Solo seguendo queste regole è possibile comunicare in modo chiaro ed efficace attraverso questo strumento così diffuso ed utile.

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Gianluca Gentile
Gianluca Gentile
Mi chiamo Gianluca Gentile, classe 1991. Da sempre mi accompagna una passione smisurata per la materia informatica. Computer e web infatti sono diventati i miei compagni d’avventura inseparabili. Cosi nel 2012 ho deciso di trasformare la mia attitudine e le mie capacità in un “lavoro”. Attraverso esperienza e professionalità mi occupo di ristrutturare e costruire da zero l’immagine di un’azienda. Tra le mie funzioni vi è la gestione di ogni fase del processo creativo, curando minuziosamente ogni aspetto delle campagne pubblicitarie sui vari media.

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